企业在选择供应商和服务商时，最好的选择并不总是很明显，直到设备安装或合同已经执行才知道最终结果。当可能发生一些纠纷和麻烦时，可能会认识到这不所期望的，或者更糟糕的是，所要求的并不完全是你想要的结果。
　　
　　为了尽量减少发生这种情况的可能性，请使用以下五个步骤：
　　
　　（1）制定流程框架
　　
　　结构化过程可以帮助用户对服务和产品进行比较。技术集成商Forsythe技术公司的数据中心工程高级顾问TimFlynn指出，向六个不同的供应商提交提案请求（RFP）却得到六个完全不同的建议，这并不常见。其差异并不大，但是它们通常很重要，用户可能难以对这些建设进行比较。
　　
　　Flynn说：“电力成本占据大部分数据中心运营费用。然而，大多数客户在选择供应商时并没有考虑这一点。相反，电力问题在缩小供应商选择范围之后才会进行讨论。”他建议在审查过程早期就应该考虑电力问题以及服务水平协议（SLA）。
　　
　　“用户需要了解契约语言，”Flynn说。如果有必要，签署不公开协议，或者有提供者签署一个合同，在谈判进展之前先查看合同。
　　
　　（2）定义需求
　　
　　用户在准备提案请求时，首先阐述企业的目标，以便了解自己期望解决方案的成果。例如，不是基于自己所拥有的系统提交需求建议书(RFP)，而是应该考虑理想的结果。企业可以通过发展当前系统来实现这一结果，还是需要完全不同的东西？
　　
　　不要根据自己认为可用的技术限制目标。相反，要专注于预期的结果。解决方案提供商可能拥有用户或用户常用供应商未知的技术选项。
　　
　　重点关注结果使用户和其潜在的供应商能够将技术与其目标相匹配，而不是将目标设计为符合预先设想的概念或技术解决方案。有了这个理解，用户可以将自己制定的愿景成为供应商可以解决的要求。
　　
　　在指定技术解决方案时，SystemInnovations＆LBPI公司总裁兼创始人LauraBrown建议，组织不仅仅是概述功能和功能，服务水平和可扩展性。
　　
　　他说：“用户还必须提醒供应商满足与其他系统集成的期望。指定例如系统是否可以与现有系统本身和无缝集成，或者是否可以接受专有系统。”
　　
　　“数据捕获工具可能会以特定格式存储传入的文档，但是用户的文档管理系统可以读取和处理这些格式吗？”Brown问，“这些都是每个数据管理中心需要考虑的非结构化数据的一部分。”因此，在定义需求时，请指定解决方案必须与之相匹配的格式。
　　
　　（3）制定RFP/RFI
　　
　　一旦用户确定了自己的期望和目标，要将其转化为书面申请请求（RFP）或每个被考虑的供应商意见书(（RFI）。RFP/RFI应包括其业务目标的项目概述，以及现有技术环境，技术标准，预期服务水平和其他相关详细信息的部分。
　　
　　将组织的架构标准纳入书面申请请求（RFP），而不仅仅是用户您的内部书面申请请求（RFP）文档。正如Brown所说：“为供应商提供捕获集成要求的图形化模型（如业务流程或数据流程图），以及描述解决方案必须涵盖的数据和流程要求的模型是很有价值的。供应商需要了解用户完整的要求。“
　　
　　RFP/RFI还应详细说明如何以及何时作出响应，以及如果需要的话，还要建立概念验证的任何条。该过程应对所有各方进行结构化和预测，并应包括预期公布日期。
　　
　　Brown说，“RFP还应包含与审计流程相关的内部控制，以确保其符合审计要求。一些审计控制是关于为投标人创造平等获取信息的事件的时间安排。例如，应该明确指出RFP开标的时间段。此外，用户接受并回答有关RFP的问题应该有一个时间段。问题答案在汇编之后提供给所有投标人。”
　　
　　在书面申请请求（RFP）文档中，提案收据和邮戳日期如果有问题，必须明确说明所有截止日期。允许一些企业偏离这些期限，这为投标人挑战投标过程的结果提供了依据。
　　
　　适用于书面申请请求（RFP）的内部控制包括：
　　
　　-确保主要采购的正式投标程序
　　
　　-识别和限制出价和RFP的授权签名者
　　
　　-记录公认的采购流程
　　
　　-建立正式的订单申请流程（所以不只是任何人都可以下单）
　　
　　-开发一个开放采购订单系统来跟踪尚未收到的物品。
　　
　　组织应将其书面申请请求（RFP）与这些控制相关联，以确保其符合相关审计要求。如果这些控制措施还没有到位，那么“重要的是要把它们纳入过程本身。”Brown强调说。
　　
　　请注意，书面申请请求（RFP）要求因行业和政府和私营组织之间而不同。“公共机构（政府）在遵守公平准入和平等待遇，以及妥善管理公共资金方面又有了一个遵守的层次。”Brown说。
　　
　　私营部门的规定不如政府严格，但是Brown建议至少遵守适用于公众关注的规定的精神。企业不希望员工在没有尽职调查和控制的情况下大量购买产品。“例如，组织不应该因为别人也这样做，也购买特定的系统，需要确保与其他任何一个投标人一样都得到严格的审查。”
　　
　　（4）评估结果
　　
　　一旦书面申请请求（RFP）结束，开放和审查投标书，并发布正式的调查结果报告。有些投标可能不符合标准，被搁置在一边或立即被拒绝。不过，其他人值得进一步评估。
　　
　　“审查的程度和严格程度取决于企业标准和合同规模。显然，与较小的合约相比，金额较大的合约需要更严格的审查。”Brown指出。
　　
　　SystemInnovations＆LBPI公司EMEA全球企业与服务总监TomHomer表示：“在澳大利亚大型电讯和媒体商Telstra公司，我们希望看到供应商以类似的开放文化运作。我们喜欢与合作伙伴合作，信任他人交付，使复杂变得简单，并在决策中表现出勇气。”
　　
　　Homer说，“供应商的审查过程是至关重要的，它必须实现目标，而不会拖延项目。”因此，Telstra公司希望看到其他成功的实施，提供具体的SLA，技术，监管，安全和合规性问题的认证以及灵活性。
　　
　　Brown表示，在评估每个供应商的优势，劣势，机遇和威胁时，需要分配价值与风险评分，其评分有助于确定创新技术，新公司或小公司的相对价值或风险，以及管理经验和其他可以决定成败的因素。
　　
　　例如，一个年轻的或具有颠覆性技术的公司似乎有风险，除非其管理人员经验丰富。那么它实际上可能有比竞争对手推出的尝试和真正的技术更好的选择。
　　
　　客户和供应商之间最大的问题之一是客户关心。在签订合同之前，“了解他们会如何照顾你，以及有多快速。”Flynn强调。“当问题出现时，供应商员工是否是支持人员，还是由第三方管理？受监管，安全意识的行业也可能需要确定访问其数据中心的人员是国内公民还是外国人。”
　　
　　还要注意似乎太好的事情不成立。例如，布朗说：“当心小供应商提供非常低的服务报价。他们可能缺乏良好的估算技能，一旦他们涉及用户的业务，可能会无法交付。”
　　
　　此外，Homer警告要警惕那些缺乏坚实的支持证据，言辞夸张的公司，以及使用高压手段的公司。
　　
　　Telstra公司通过自己的风险投资集团和软件集团解新公司和创新技术。因此，Telstra公司熟悉技术，企业和管理团队的所有细节，然后再考虑用于自己业务的这些资源。
　　
　　一般来说，当选择新厂商或新技术时，开始进行小规模合作是明智之举，这样可以了解如何适应自己的运营情况，因此“从测试或小型非关键计算环境开始”，Flynn说。对于云计算提供商来说，就像创新的交换机或服务器一样。“从小开始，从经验中学习”，然后逐渐扩大到更关键的应用程序。
　　
　　Forsythe公司表示，用户需要对其供应商进行预处理，评估首次和长期策略。“高功率密度环境消除了很多厂商的需求，”Flynn说。对于那些低功率密度或中功率密度计算环境的数据中心也应该注意不要过度建设。例如，为低功率密度环境安装高密度机柜会增加成本，并且不会立即受益。因此，他说：“了解所设计的功率密度很重要。”
　　
　　Forsythe技术公司数据中心战略管理顾问MicGiess也表示，“数据中心也进入云端，这些考虑仍然很重要。即使在云端，其应用程序，信息和数据中心的层次也应该是一致的”。
　　
　　交易商表示，在业务中获胜的很大一部分就是简单的表现出来。在信息技术方面，潜在的供应商必须愿意在短期评估的时候出现，并进行更好的演示，会见潜在客户或其代表并带领他们参观数据中心设施。”Flynn说。
　　
　　正如Forsythe公司数据中心开发副总裁SteveHarris所说，“我们已经开始与没有出现的供应商会面。这使供应商参观数据中心设施或想与他们做生意变得困难。因此，有些客户淘汰了一些非常适合的供应商，因为他们似乎并不在意。”
　　
　　Harris说，“客户满意度从售前流程开始。这将为用户获得什么样的对待而设定基调。一旦潜在的供应商审查，请仔细查看他们的建议。特别关注服务水平协议（SLA）和其客户支持历史，以及其解决方案和管理经验。”
　　
　　正如Giess指出的那样，“在签署合同之前了解服务水平协议（SLA），并且了解服务水平协议（SLA）不符合的后果和补救措施”。他说，有些补救办法可能会在服务水平协议（SLA）不符合条件的情况下退款的失败。因此，他说，“不要忽视服务水平协议（SLA）的真正影响”。
　　
　　还要考虑未来。Flynn说数据中心托管服务平均合同期为三年。“但是，客户不想每三年搬迁一次”。因此，即使在初始合同到期之后，供应商需要提供超越即时需求的能力，确保能够继续支持您的需求。
　　
　　Brown还补充说，作为被考虑的解决方案是根据行业标准规范开发的，有时是专有的甚至过时的。
　　
　　在评估技术解决方案时，互操作性是一个关键考虑因素。例如，用户需要知道系统是否可以进行本机通信，如果是，它们是否对用户透明，或者需要进一步投入时间和资金来安装它们并确保它们工作？
　　
　　（5）编写正式的评估报告
　　
　　对于顶级竞争者来说，Brown建议编写书面报告。每份报告应包括价格;RFP与供应商提供的内容之间的差异;优势，劣势，与本公司相关的机遇和威胁，以及这种方法;公司的交货历史;地理覆盖;声誉;以及任何其他相关因素。Brown说：“报告还应包括对实际选择的建议，选择的理由，推荐的行动计划和后续步骤。”
　　
　　例如，行动计划可能是接受投标，或者可能概述所需调整的设备或过程。或者，Brown阐述：“行动计划可能包括使用来自供应商，采购组织和其他资源提供商（如离岸开发中心）的资源的谈判项目计划。”
　　
　　其综合最终报告还应包括类似项目（由解决方案提供商提供）的结果。这些案例研究应该详细说明实际的实现，以及解决方案如何满足这些具体情况的要求。
　　
　　Harris强调，在书面申请请求（RFP）发布之后，RFP过程不会停止。相反，应该进行频繁的沟通，以确保回应者有他们需要的信息来呈现详细准确的提案。他说，数据中心取决于潜在供应商的诚实，“诚实成为流程的一部分”，回答问题并确保每个潜在的供应商都有相同的准确信息。
　　
　　结论
　　
　　选择正确的供应商和正确的技术早在实际的审核过程之前就已经开始了。用户需要花费时间来确保知道自己想要什么，并尽可能明确地将这些信息传达给潜在的供应商，可以加快供应商选择过程，并得到最终结果。
　　
　　编辑：Harris